E-Rechnung Pflicht 2025: Wer muss, Ausnahmen & Fristen

Seit dem 1. Januar 2025 hat sich für Unternehmen in Deutschland die Rechnungsstellung grundlegend verändert: Jedes inländische Unternehmen ist verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen zu können. Die Pflicht zur Ausstellung kommt gestaffelt – mit Übergangsfristen bis 2028. Wer die Regeln kennt, vermeidet nicht nur Bußgelder, sondern kann auch Kosten sparen.

Einführung der Pflicht zum Empfangen: 01.01.2025 · Übergangsfrist für Ausstellung: bis 31.12.2026 · Formatanforderung: strukturiertes XML oder hybrid · Offizielle Quelle: Bundesfinanzministerium

Die folgende Tabelle zeigt die gestaffelte Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland:

Wer muss ab 2025 eine E-Rechnung erstellen?

Die E-Rechnungspflicht betrifft ausschließlich steuerbare Lieferungen und Leistungen zwischen inländischen Unternehmern (B2B). Entscheidend ist: Leistender Unternehmer und Leistungsempfänger müssen beide im Inland ansässig sein. Das Wachstumschancengesetz hat diese Verpflichtung eingeführt, und das Bundesfinanzministerium veröffentlichte am 15. Oktober 2024 nähere Details zum BMF-Schreiben.

Pflicht zum Empfangen ab 2025

Seit dem 1. Januar 2025 ist jedes Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen empfangen und weiterverarbeiten zu können. Eine Übergangsfrist gibt es hier nicht – das ist besonders für kleinere Betriebe relevant, die bisher ausschließlich mit Papier oder PDF gearbeitet haben. Die IHK München bestätigt: Jedes inländische Unternehmen muss ab diesem Zeitpunkt E-Rechnungen verarbeiten können.

Pflicht zum Stellen ab 2027?

Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen kommt gestaffelt. In den Jahren 2025 und 2026 können Unternehmen noch Sonstige Rechnungen in Papierform versenden – oder nach Einvernehmen mit dem Rechnungsempfänger auch als PDF. Ab 2027 greift dann die Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro. Die IHK Darmstadt bestätigt diesen Zeitplan.

Für wen ist die elektronische Rechnung Pflicht?

Die E-Rechnungspflicht gilt für unternehmerische Geschäftsbeziehungen (B2B). Entscheidend ist nicht die Rechtsform, sondern ob eine steuerbare Leistung zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern ausgetauscht wird. Das bedeutet: Auch GbRs, Freiberufler und Kleinunternehmer müssen als Empfänger E-Rechnungen verarbeiten können.

B2B-Transaktionen

Bei Geschäften zwischen Unternehmen (B2B) ist die E-Rechnungspflicht bereits seit 1. Januar 2025 aktiv. Die Verpflichtung gilt auch, wenn der Rechnungsempfänger selbst Kleinunternehmer oder Land- und Forstwirt ist – die E-Rechnung muss trotzdem in einem strukturierten Format übermittelt werden. Die IHK Darmstadt stellt klar: Betrifft sind alle inländischen B2B-Umsätze.

Bezug zu Unternehmen und Behörden

Unternehmen, die Leistungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) erbringen, sind ohnehin schon länger zur E-Rechnung verpflichtet. Für B2B-Kunden gilt seit 2025 zusätzlich die Empfangspflicht. Wichtig: Rechnungen an Endverbraucher (B2C-Umsätze) sind weiterhin nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen – hier gelten weiterhin die bisherigen Regelungen.

Wer ist von der E-Rechnung befreit?

Nicht jeder muss vollständige E-Rechnungen ausstellen. Das Jahressteuergesetz 2024, das der Bundesrat am 22. November 2024 beschloss, hat ausdrückliche Ausnahmen und Übergangsregelungen geschaffen. Die wichtigste: Kleinunternehmer sind befreit, müssen aber weiterhin E-Rechnungen empfangen können.

Kleinunternehmer-Ausnahmen

Kleinunternehmer im Sinne des § 19 UStG sind in § 34a UStDV (Umsatzsteuer-Durchführungsverordnung) von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit. Diese Befreiung gilt jedoch nur befristet: Spätestens ab 1. Januar 2028 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen (B2B) stellen. Wechselt ein Kleinunternehmer zur Regelbesteuerung, ist er ab diesem Zeitpunkt auch zur Ausstellung verpflichtet.

Vereine und Ehrenamtliche

Leistungen an juristische Personen, die nicht Unternehmer sind – beispielsweise viele Vereine oder staatliche Einrichtungen – sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Das bedeutet: Rechnungen an gemeinnützige Organisationen, die selbst nicht unternehmerisch tätig werden, müssen nicht als E-Rechnung ausgestellt werden. Das Bundesfinanzministerium bestätigt diese Ausnahme.

Sind E-Rechnungen ab 2026 Pflicht?

Die vollständige Umstellung auf E-Rechnungen erfolgt nicht abrupt, sondern in gestaffelten Phasen. Für Unternehmen mit höheren Umsätzen greift die Pflicht früher, kleinere Unternehmen profitieren von längeren Übergangsfristen. Das gibt Zeit zur Umstellung, ändert aber nichts an der Notwendigkeit, sich frühzeitig vorzubereiten.

Übergangsfristen

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro können bis einschließlich 2027 weiterhin Sonstige Rechnungen in Papierform oder elektronischen Formaten (PDF, JPG) versenden. Das gibt kleineren Betrieben zusätzliche Zeit, ihre Systeme umzustellen. Die IHK Wiesbaden bestätigt: Für die Jahre 2025 bis 2027 sind gestaffelte Übergangsregelungen vorgesehen.

Zeitlicher Ablauf

Die vollständige E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im inländischen B2B-Bereich tritt am 1. Januar 2028 in Kraft. Ab diesem Zeitpunkt müssen auch Unternehmen mit Umsätzen unter 800.000 Euro E-Rechnungen ausstellen. Die Steuertipps-Redaktion fasst zusammen: Ab 2028 gilt die E-Rechnung für alle, unabhängig von der Unternehmensgröße.

Was muss ich tun, um eine E-Rechnung empfangen zu können?

Der erste Schritt zur E-Rechnungskonformität ist simpler als viele denken: Unternehmen müssen ab 2025 in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen und weiterzuverarbeiten. Das Bundesfinanzministerium stellt klar, dass eine E-Rechnung nur dann vorliegt, wenn sie in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird.

Tools der Finanzverwaltung

Die Finanzverwaltung selbst bietet bereits Tools zur Verarbeitung von E-Rechnungen an. Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 enthielt erste Details zur Umsetzung. Für Unternehmen, die noch keine eigene Software haben, gibt es die Möglichkeit, initiale Lösungen zu nutzen – wichtig ist vor allem die Fähigkeit, XML-basierte Formate zu verarbeiten.

Formatvorbereitung

Eine E-Rechnung muss die europäische Norm EN 16931 erfüllen. In der Praxis sind bereits zwei Formate etabliert, die dieser Norm entsprechen: ZUGFeRD 2.x und XRechnung. Die IHK Frankfurt bestätigt: Beide Formate sind zulässig und weit verbreitet. EDI-Formate bleiben nach 2027 mit Zustimmung des Empfängers weiterhin zulässig.

1. Prüfen, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen empfangen und verarbeiten kann
2. Gegebenenfalls ein Update oder eine neue Software-Lösung installieren, die EN 16931-konforme Formate unterstützt
3. Interne Prozesse anpassen, um eingehende strukturierte Rechnungen automatisch weiterzuverarbeiten
4. Mitarbeiter schulen, die E-Rechnungen manuell prüfen oder weiterbearbeiten müssen

Die gestaffelte Einführung der E-Rechnungspflicht bietet Unternehmen Zeit zur Umstellung – birgt aber auch Risiken für jene, die zu lange warten. Wer heute in kompatible Software investiert, sichert sich nicht nur gegen Bußgelder ab, sondern profitiert langfristig von effizienteren Prozessen und geringeren Papierkosten.

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Die Kleinunternehmerregelung nach Kleinunternehmerregelung §19 UStGbleibt von der E-Rechnungspflicht befreit und sieht ab 2025 verdoppelte Umsatzgrenzen vor.

Häufig gestellte Fragen